Wie wird Inhaltsfreigabe-Software in DAM-gestützten Arbeitsabläufen integriert?

In den letzten zehn Jahren hat sich Digital Asset Management-Software zu einem immer wichtigeren Bestandteil der IT-Infrastruktur von Unternehmen und Organisation unabhängig ihrer Größe entwickelt. Gleichzeitig damit gewann auch die Inhaltsfreigabe-Software an ihrer Bedeutung.

Ein DAM fungiert als einzige Quelle der Wahrheit für die Inhalte Ihrer Marken. Während DAM-Plattformen als auch Lösungen anfangs nur schicke digitale Dateispeichersysteme waren, haben Unternehmen gelernt, dass es eine Reihe anderer Gründe gibt, warum Digital Asset Management ein unersetzlicher Prozess ist.

Mit DemoUp Cliplisters DAM zum Beispiel können Sie Inhalte hochladen, speichern, organisieren, bearbeiten und verteilen. Die Verwaltung erfolgt in bester Qualität und von einem einzigen Ort aus.

Aber woher wissen Sie, wann ein Inhalt bereit für die Verteilung ist? Hier kommt die Software zur Freigabe von Inhalten ins Spiel.

Die Software zur Freigabe von Inhalten ist ein digitales Werkzeug, das die effiziente Überprüfung, Validierung und Autorisierung von Inhalten vor ihrer Veröffentlichung ermöglicht. Durch die Integration eines Inhaltsfreigabessystems in Ihre DAM-Workflows können Sie die Freigabe Ihrer Inhalte schneller veröffentlichen und Ihre Markteinführungszeit verkürzen.

Der Rest dieses Beitrags enthält eine schrittweise Anleitung, wie Sie einen nahtlosen Überprüfungs- und Inhaltsfreigabe-Software Prozess in Ihrem bestehenden DAM-System erstellen können.

Haben wir Ihr Interesse über DAM-Software geweckt?

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Schritt 1: Bewerten Sie Ihre aktuellen Arbeitsabläufe zur Inhaltsfreigabe-Software

Bevor Sie mit der Implementierung Ihrer Lösung beginnen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um die größten Probleme und Engpässe in Ihrem Unternehmen zu ermitteln und zu verstehen. Dies ist je nach Team und der Rolle und Verantwortung der einzelnen Benutzer unterschiedlich.

Wir empfehlen daher, sich mit einem Vertreter jedes Teams, das mit DAM und die Freigabe von Inhalten zu tun hat, zusammenzusetzen, um die täglichen Probleme zu verstehen und herauszufinden, welche Probleme behoben werden müssen.

Sobald Sie eine Liste der verbesserungswürdigen Bereiche haben, sollten Sie diese nach dem Anspruch, der Auswirkung, die eine Lösung auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen haben würde, priorisieren. Am besten analysieren Sie dazu Ihre vorhandenen Tools und Systeme für die Inhaltsfreigabe und deren Grenzen.

Der letzte Teil des ersten Schritts besteht darin, die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihrer derzeitigen Arbeitsabläufe für das Digital Asset Management zu berücksichtigen:

• Gibt es etwas Wesentliches zu beachten?
• Wo würde (könnte) die Inhaltfreigabe-Software die größte Wirkung entfalten?
• Gibt es Hindernisse oder Beschränkungen, die Sie berücksichtigen müssen?

Am Ende dieses Schritts sollten Sie in der Lage sein, diese Fragen zu beantworten, und einen guten Einblick in Ihre Anforderungen haben.

Schritt 2: Identifizierung der richtigen Inhaltsfreigabe-Software

Bei der Evaluierung von Software für die Freigabe von Inhalten sollten Sie auf mehrere Schlüsselfunktionen achten. Diese Funktionen sind darauf ausgerichtet, den Prozess der Inhaltsüberprüfung zu optimieren, die Qualitätskontrolle zu gewährleisten und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu verbessern.

Hier sind einige wichtige Funktionen einer Inhaltsfreigabe-Software, die Sie berücksichtigen sollten:

• Workflow-Management: Achten Sie auf eine Software, mit der Sie Freigaben-Workflows auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens definieren und anpassen können.
• Werkzeuge zur Zusammenarbeit und Kommunikation: Ihr Tool sollte es den Benutzern ermöglichen, innerhalb der Inhaltsfreigabe-Software Feedback zu geben, Änderungen vorzuschlagen und in Echtzeit zu kommunizieren, um den Austausch von E-Mails zu vermeiden.
• Anpassbare Freigabe-Kriterien: Eine Software, mit der Sie Freigabe-Kriterien auf der Grundlage von Inhaltstypen, Compliance-Vorschriften, Markenrichtlinien oder anderen spezifischen Anforderungen definieren und anpassen können, trägt dazu bei, dass Inhalte ordnungsgemäß geprüft werden.
• Prüfprotokolle und Berichte: Eine Plattform zur Freigabe von Inhalten sollte umfassende Berichtsfunktionen bieten, um den Status von Inhalten zu verfolgen, Engpässe zu erkennen, Freigabezeiten zu messen und Leistungskennzahlen zu erstellen.
• Integrationsmöglichkeiten: Die Integration mit Content-Management-Systemen (CMS), Projektmanagement-Tools oder Marketing-Automatisierungsplattformen kann Arbeitsabläufe rationalisieren und die Effizienz verbessern.
• Benutzerfreundliche Schnittstelle: Eine gut gestaltete Oberfläche reduziert die Lernkurve und fördert die Akzeptanz bei den Teammitgliedern.
• Sicherheit und Berechtigungen: Die Inhaltsfreigabe-Software und ihre Prozesse von umfassen oft sensible Informationen. Stellen Sie sicher, dass die Software robuste Sicherheitsmaßnahmen bietet, um Ihre Inhalte vor unbefugtem Zugriff oder Datenverletzungen zu schützen. Die Software sollte eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und die Einhaltung der einschlägigen Sicherheitsstandards bieten.
• Mobile Zugänglichkeit: In der heutigen mobilen Arbeitsumgebung kann der Zugriff auf und den Inhaltsfreigabe-Software von unterwegs aus entscheidend sein. Achten Sie auf eine Software, die durch responsives Webdesign oder spezielle mobile Apps mobilen Zugriff ermöglicht.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Ihre Plattform sollte für eine wachsende Anzahl von Benutzern, Inhaltsressourcen und Freigabeabläufe geeignet sein. Die Software sollte so flexibel sein, dass sie sich an Ihre sich ändernden Anforderungen anpassen lässt.

Schritt 3: Bewertung der Integrationsanforderungen

Bevor Sie mit der Integration beginnen, ist es wichtig zu verstehen, wie sich die Anforderungen Ihrer beiden Systeme überschneiden. Dies ist ein entscheidender Schritt, um eine nahtlose Zusammenarbeit und effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Die Integrationsanforderungen werden letztendlich über den Erfolg Ihrer Implementierung entscheiden.

Bei der Integration der beiden Systeme ist es wichtig, mögliche Herausforderungen zu berücksichtigen. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen die meisten Unternehmen bei der Integration der beiden Systeme konfrontiert werden. Wenn Sie bereits eine DAM-Implementierung durchgeführt haben, sind viele der Herausforderungen ähnlich:

• Kompatibilität: Sie müssen die Kompatibilität in Bezug auf Datenformate, APIs und Integrationsmöglichkeiten zwischen der Inhaltsfreigabe-Software und Ihrem bestehenden DAM-System bewerten.
• Datensynchronisierung: Effiziente Workflows erfordern eine nahtlose Synchronisierung von Metadaten, Freigaben und Assets zwischen den Systemen, um konsistente und genaue Daten, Freigaben und Assets zwischen den beiden Systemen zu gewährleisten.
• Sicherheit und Berechtigungen: Die von Ihnen gewählte Software zur Freigabe von Inhalten muss mit den Sicherheitsprotokollen Ihres DAM-Systems übereinstimmen, um sensible Assets zu schützen und Zugriffskontrollen zu gewährleisten.
• Benutzerakzeptanz: Die Einführung eines neuen Softwaresystems erfordert die Akzeptanz und Schulung der Benutzer. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Inhaltsfreigabe-Software die Lernkurve und die Benutzerfreundlichkeit, um eine hohe Akzeptanz zu erreichen.
• Skalierbarkeit: Vergewissern Sie sich, dass das kombinierte System das wachsende Volumen bewältigen kann, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen, wenn Ihre Inhaltsbibliothek wächst.

Und schließlich ist es wichtig, mögliche Kompatibilitätsprobleme zwischen den beiden Softwaretypen zu beachten. Sie sollten die von den Anbietern zur Verfügung gestellte Dokumentation zu Integrationsrichtlinien und -anforderungen konsultieren, gründliche Tests durchführen und sich mit dem Support des Anbieters in Verbindung setzen, um mögliche Probleme zu lösen.

Schritt 4: Planung des Integrationsprozesses

Nach einer sorgfältigen Planung ist es nun an der Zeit, Ihr System zur Überprüfung von Inhalten in Ihr bestehendes DAM zu integrieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies mit Hilfe von APIs oder Automatisierungstools zu tun. Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden, befolgen Sie diese Schritte, um ein reibungsloses und effektives Ergebnis zu erzielen:

• Definieren Sie Ihre Ziele: Formulieren Sie klar und deutlich Ihre Ziele und Absichten. Möchten Sie die Freigabe von Inhalten rationalisieren, die Zusammenarbeit verbessern oder die Effizienz steigern? Legen Sie Ihre Ziele im Voraus fest, damit Sie Ihre Bemühungen entsprechend ausrichten können.
• Bewerten Sie APIs: Stellen Sie sicher, dass die APIs kompatibel sind und mit minimalem Aufwand Daten austauschen können. Die besten Anbieter von Digital-Asset-Management-Software bieten leistungsstarke APIs. Achten Sie daher auf die API-Dokumentation und Entwicklerressourcen für Richtlinien.
• Erstellen Sie einen Zeitplan: Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der das Projekt von Anfang bis Ende umreißt. Ermitteln Sie wichtige Meilensteine, Fristen und Abhängigkeiten. Dies hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und eine strukturierte und rechtzeitige Umsetzung zu gewährleisten.
• Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu: Weisen Sie den an der Integration beteiligten Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zu. Weisen Sie Rollen für die technische Einrichtung, Datenmigration, Systemkonfiguration und Benutzerschulung zu. Legen Sie klar fest, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist, um Verwirrung zu vermeiden und die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
• Anpassen an Ihren Arbeitsablauf: Nutzen Sie die Anpassungsoptionen der Inhaltsfreigabe-Software. Passen Sie die Systemeinstellungen und Arbeitsabläufe an Ihre bestehenden DAM-Prozesse an. Passen Sie die Benutzerberechtigungen, Freigabestufen und Benachrichtigungen an Ihre individuellen Anforderungen an.
• Testen, testen, und nochmals testen: Führen Sie vor der Live-Schaltung gründliche Tests durch, um die Integration zu validieren. Testen Sie den Upload und die Freigabe von Beispiel-Assets, überprüfen Sie die Datensynchronisation zwischen den Systemen und stellen Sie sicher, dass sie wie erwartet funktioniert. Auf diese Weise lassen sich etwaige Probleme oder Unstimmigkeiten erkennen und beheben.
• Trainieren und Schulungen durchführen: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern, die am DAM- und Inhaltsfreigabeprozess beteiligt sind, eine umfassende Schulung an. Bieten Sie praktische Übungen, Dokumentation und Ressourcen an, um sie mit den neuen Prozessen und Funktionen vertraut zu machen.

Schritt 5: Konfigurieren und Testen der Integration

Nachdem Sie die beiden Systeme miteinander verbunden haben, gehen Sie folgendermaßen vor, um die kombinierte Integration zu testen und sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert:

• Konfigurationsprozess: Testen Sie die Konfiguration, indem Sie Benutzerrollen einrichten, Ihre Überprüfungs- und Freigabeworkflows anpassen und Einstellungen wie Benachrichtigungen und Metadatenfelder anpassen.
• Einrichtung der Integration: Verbinden Sie die Inhaltsfreigabe-Software mit Ihrem Digital Asset Management-System, indem Sie die bereitgestellten Integrationsoptionen nutzen. Befolgen Sie die Anweisungen zur API-Einrichtung, zum Herstellen sicherer Verbindungen und zum Zuordnen von Datenfeldern zwischen den Systemen.
• Daten-Synchronisierung: Stellen Sie sicher, dass die Daten zwischen der Software und Ihrem Digital Asset Management-System synchronisiert werden. Laden Sie Beispiel-Assets hoch, um sicherzustellen, dass sie in der Freigabesoftware zur Überprüfung angezeigt werden, und überprüfen Sie, ob Änderungen an Metadaten oder am Freigabesstatus in beiden Systemen berücksichtigt werden.
• Funktionstests: Testen Sie den integrierten Workflow gründlich, indem Sie Freigabeprozesse einleiten, Benachrichtigungen senden und den Fortschritt der Inhalte verfolgen. Überprüfen Sie, ob die Inhaltsfreigabe-Software wie erwartet funktioniert und eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten ermöglicht.
• Prüfung der Datenintegrität: Validieren Sie die Datenintegrität, indem Sie die Genauigkeit der synchronisierten Metadaten, Tags und Asset-Informationen überprüfen. Bestätigen Sie, dass die Versionskontrolle aufrechterhalten wird und dass die neuesten Asset-Versionen zur Überprüfung und Freigabe zur Verfügung stehen.
• Tipps zur Fehlerbehebung: Wenn Probleme auftreten, überprüfen Sie die API-Konfigurationen, kontrollieren Sie Ihre Datenzuordnungen und suchen Sie nach widersprüchlichen Einstellungen oder Berechtigungen. Ziehen Sie alle Dokumentationen und Support-Ressourcen zur Fehlerbehebung zu Rate.

Schritt 6: Schulung und Onboarding der Benutzer

Der letzte Schritt des Prozesses besteht darin, Ihr Team mit Ihrem neuen kombinierten System vertraut zu machen, um die Akzeptanz zu fördern.

Sie sollten sich auf eine umfassende Schulung konzentrieren (die auch praktische Erfahrungen vermitteln sollte) und gleichzeitig eine Dokumentationsdatenbank aufbauen, damit die Benutzer bei Bedarf darauf zurückgreifen können.

Nach der anfänglichen Schulung ist es wichtig, dass Sie regelmäßig mit Ihren Abteilungen Rücksprache halten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert, und um kontinuierliche Unterstützung anzubieten.

Berücksichtigen Sie das Feedback Ihrer Benutzer, um das System zu optimieren und die notwendigen Änderungen vorzunehmen. Verfolgen und messen Sie die Akzeptanz und ermitteln Sie Bereiche, in denen zusätzliche Schulungen erforderlich sein könnten.

Indem Sie der Akzeptanz Priorität einräumen, können Sie den Übergang zu den neuen Arbeitsabläufen reibungslos gestalten. Ihre Teams sollten nun in der Lage sein, effektiv zusammenzuarbeiten und den Content-Management-Prozess zu optimieren, was letztlich den Erfolg Ihres Unternehmens fördert.

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Fazit

Die Integration von Content-Approval-Software in Ihre DAM-Workflows bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Ihre Content-Management-Praktiken umgestalten und eine höhere Effizienz erreichen.

Durch eine sorgfältige Planung, Konfiguration, Prüfung und Schulung können Sie die Erstellung von Inhalten rationalisieren und die Markteinführungszeit Ihrer Inhalte verkürzen.

Strategische Maßnahmen wie diese sind wichtig für die Produktivität, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Steigerung der Effektivität Ihres DAM-Systems.

Weitere Ressourcen

Weitere Informationen über Digital Asset Management, Produktvideos und die Erstellung von Inhalten finden Sie in unserem Blog.

Einen Überblick über unser gesamtes Produktportfolio finden Sie auf unserer Homepage.

Häufig gestellte Fragen