Taxonomie: Digital Asset Management Systeme – Einsteiger Leitfaden

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie stehen kurz vor der Markteinführung eines Produkts und müssen die wichtigsten digitalen Assets – Produktbilder, Videos und Dokumente – zusammenstellen, um Marketingmaterialien an Ihre Einzelhändler und Partner zu senden.

Aber anstatt schnell zu finden, was Sie brauchen, müssen Sie sich durch endlose Ordner wühlen, sich fragen, wie die Dateinamen lauten, und auf doppelte Assets starren, um herauszufinden, welches das aktuellste ist.

Die Zeit drängt, der Stresspegel steigt, und Produktivität und Motivation sinken.

Dieses Szenario ist vielen Vermarktern nur allzu vertraut. Ohne ein organisiertes System wird die Verwaltung digitaler Ressourcen zu einem Kampf, der den Fortschritt bremst.

Aber was wäre, wenn Sie mit einem einzigen Mausklick Ordnung in das Chaos bringen könnten? Genau das ist es, was eine starke Taxonomie für die Verwaltung digitaler Assets leistet.

Im Folgenden finden Sie die fünf wichtigsten Schritte zur Erstellung einer DAM-Taxonomie, die Klarheit und Kontrolle über Ihre digitalen Assets schafft.

Verständnis der Digital Asset Management-Taxonomie

Bei der DAM-Taxonomie handelt es sich definitionsgemäß um die Klassifizierung und Organisation digitaler Assets wie Dokumente (z. B. Word-Dokumente), Bilder, Videos, Soundclips usw. Tags, die für DAMs erstellt werden, sind geordnet und logisch, da sie einen standardisierten Satz von Kategorien, Attributen und Metadaten zur Klassifizierung von Assets verwenden.

Die Bedeutung einer umfassenden DAM-Taxonomie darf nicht unterschätzt werden. Da Unternehmen linear wachsen, steigt die Anzahl der Assets exponentiell an. Dies führt oft zu einem chaotischen Durcheinander.

Eine DAM-Taxonomie ist ein organisatorischer Rahmen, der dieses Chaos strukturiert, so dass digitale Assets leichter auffindbar und für autorisierte Benutzer zugänglich sind. Die Vorteile sind unter anderem:

• Verbesserte Suchbarkeit und Abrufbarkeit.
• Effizientere Arbeitsabläufe.
• Bessere Zusammenarbeit.
• Gespartes Geld.
• Einhaltung – Eine effektive DAM-Taxonomie kann so konfiguriert werden, dass die Einhaltung von Industriestandards, institutionellen Grundsätzen und Vorschriften gewährleistet ist.

Was ist eine Digital Asset Management-Taxonomie?

Eine Asset-Taxonomie beinhaltet die systematische Klassifizierung von Assets anhand von Kriterien. Diese Kriterien können unter anderem Typ, Verwendung, Attribute und Beziehungen umfassen.

Bei der Verwaltung digitaler Bestände umfasst die Taxonomie die logische und hierarchische Anordnung und Strukturierung digitaler Bestände, um die Suche und den Abruf effizienter zu gestalten.

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Sie hilft bei der Entwicklung eines gemeinsamen Rahmens für die Zuweisung von Metadaten, Attributen und Schlüsselwörtern zu Ressourcen für eine bessere Organisation und Navigation innerhalb eines DAM-Systems.

Warum eine DAM-Taxonomie wichtig ist

Die DAM-Taxonomie ermöglicht es Unternehmen, große Mengen digitaler Assets einfach zu verwalten, so dass diese schnell gefunden werden können. Eine einheitliche Struktur erleichtert die Zusammenarbeit und verbessert die Teamarbeit und den Informationsaustausch.

Indem alle Teile zusammengefügt werden und abteilungsübergreifend gemeinsame Klassifizierungsmethoden verwendet werden, können die Mitarbeiter besser zusammenarbeiten, ohne dass es zu Verwechslungen kommt. Ohne eine geeignete DAM-Taxonomie sind die Assets im gesamten Unternehmen zersplittert, was zu doppelten Anstrengungen und einem Mangel an klaren Eigentumsverhältnissen führt.

Wie eine DAM-Taxonomie aufgebaut wird?

Nachdem Sie nun wissen, was eine DAM-Taxonomie ist und warum Sie eine brauchen, erfahren Sie hier, wie Sie eine solche einrichten.

Schritt 1: Bewerten Sie Ihre aktuelle Struktur

Bevor Sie eine starke DAM-Taxonomie aufbauen können, müssen Sie wissen, wo Sie anfangen. Betrachten Sie dies als eine Art Frühjahrsputz für Ihre digitalen Bestände – sortieren Sie, was Sie haben, identifizieren Sie, was funktioniert, und erkennen Sie, was falsch ist. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie dabei strukturiert vorgehen können:

Bestehende Assets bewerten:

Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen digitalen Bestände. Sind sie alle an einem Ort gespeichert, oder sind sie über verschiedene Systeme verstreut? Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Einzelhändler mit Tausenden von Produktbildern, Marketingvideos und Benutzerhandbüchern.

Diese Bestände sind auf verschiedene Teams verteilt – Marketing, Produktentwicklung und Kundensupport. Der erste Schritt besteht darin, ein Master-Inventar dieser Bestände zu erstellen, in dem Details wie die folgenden festgehalten werden:

• Dateitypen: Handelt es sich um Bilder, Videos oder Dokumente? Haben Sie zum Beispiel Produktbilder in verschiedenen Formaten (JPEGs für Websites, PNGs für Anzeigen usw.)?
• Metadaten: Sind Ihre Assets mit nützlichen Metadaten versehen, z. B. mit Produktnamen, Daten oder Kategorien? Wenn Sie z. B. Kinderwagen verwalten, ist dann jedes Bild mit relevanten Produktinformationen wie Modellnummer oder Funktionsumfang versehen?
• Nutzen: Ermitteln Sie, welche Assets am häufigsten verwendet werden und welche vor sich hinstauben. Gibt es Marketingbanner, die noch aus einer Kampagne von vor zwei Jahren stammen, oder haben Sie veraltete Produktbilder, die nicht mehr Ihrem aktuellen Katalog entsprechen?

Ermitteln Sie Probleme mit der aktuellen Taxonomie:

Sobald Sie Ihre Bestände inventarisiert haben, ist es an der Zeit, die Probleme zu diagnostizieren. Hier sind einige der häufigsten Probleme, die wir in Branchen wie E-Commerce und Medien beobachten:

• Doppelte Dateien: Haben Sie das gleiche Produktbild in mehreren Ordnern unter verschiedenen Namen gespeichert? Zum Beispiel könnte ein Markenbild im Ordner „Marketing“ als „image_final.jpg“ und im Ordner „Product Team“ als „hero_shot1.jpg“ gespeichert sein. Dadurch wird nicht nur Ihre Bibliothek unübersichtlich, sondern auch Speicherplatz verschwendet und Ihr Team verwirrt.
• Inkonsistente Benennungskonventionen: Gibt es eine standardisierte Art und Weise, wie Ihre Teams die Dateien benennen? Wenn nicht, kann die Suche nach Assets wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen sein. Wenn zum Beispiel ein Team Bilder unter dem Namen „Winter_Campaign_HeroImage“ speichert und ein anderes sie „hero_image_winter“ nennt, führt das zu Verwirrung. Die Festlegung einer klaren Namenskonvention trägt zur Vereinheitlichung des Systems bei und macht die Suche intuitiver.
• Nicht-exklusive Kategorien: Wenn Ihre Assets unter mehreren Kategorien klassifiziert sind (z. B. „Kampagnen“ und „Produktlinien“), kann es unübersichtlich werden. Ein Bild eines Elektrowerkzeugs könnte beispielsweise sowohl unter „Heimwerken“ als auch unter „Heimwerker“ abgelegt werden. Es wäre jedoch sinnvoller, eine Hauptkategorie zu wählen und Unterkategorien zu erstellen, um die Suche zu erleichtern.

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Taxonomiestruktur

Nachdem Sie nun Ihre aktuelle Bibliothek mit digitalen Inhalten bewertet haben, ist es an der Zeit, etwas Ordnung in das Chaos zu bringen. Stellen Sie sich vor, Sie bauen einen Aktenschrank auf, in dem alles seine eigene, klar beschriftete Schublade hat.

Der Schlüssel dazu ist die Definition einer Struktur, die für Ihr Unternehmen geeignet ist – sei es eine einfache, flache Struktur oder ein komplexeres, hierarchisches System. Schauen wir uns das genauer an:

Wählen Sie zwischen einer hierarchischen oder flachen Struktur

Die erste Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist die, ob Sie eine hierarchische oder flache Struktur für Ihre Taxonomie verwenden wollen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Struktur für Ihre Bedürfnisse geeignet ist:

Hierarchische Struktur

Wenn Ihr Unternehmen über eine große Anzahl digitaler Assets verfügt, wie z. B. Produktbilder, Marketingmaterialien und technische Dokumente, ist eine hierarchische Struktur möglicherweise die richtige Wahl. Diese Struktur ähnelt einem Stammbaum, mit allgemeinen Kategorien (Oberkategorien) an der Spitze und spezifischeren Kategorien (Unterkategorien) darunter.

Wenn Sie beispielsweise ein Einzelhändler sind, könnten Sie mit Kategorien wie „Produkttyp“ (z. B. „Elektronik“, „Möbel“, „Kleidung“) beginnen und diese dann weiter in Unterkategorien wie „Marke“ oder „Verwendung“ (z. B. „Bürostühle“, „Gaming-Stühle“) unterteilen.

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Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten für ein Unternehmen für Outdoor-Ausrüstung. Ihre Hauptkategorien könnten „Campingausrüstung“ und „Wanderausrüstung“ sein. Unter „Campingausrüstung“ würden Sie Unterkategorien wie „Zelte“, „Schlafsäcke“ und „Kochausrüstung“ einrichten. Auf diese Weise kann jeder in Ihrem Unternehmen eine bestimmte Art von Ausrüstung leicht finden, selbst wenn er mit dem Inhalt nicht vertraut ist.

Flache Struktur

Wenn es sich bei Ihren digitalen Assets hingegen um einfachere Inhalte handelt, wie z. B. eine Reihe von Werbevideos für Marketingkampagnen, ist eine flache Struktur vielleicht das Einzige, was Sie brauchen. Alle Inhalte befinden sich auf der gleichen Ebene, so dass Sie die gewünschten Inhalte leicht finden können, ohne sich durch mehrere Ebenen von Kategorien durcharbeiten zu müssen.

Eine Modemarke könnte ihre Assets nach Saison und Kampagne ordnen – „Sommer 2024“, „Herbst 2024“ – und tiefere Kategorien vermeiden. Dies ist ideal für Teams, die schnell auf die neuesten Materialien zugreifen müssen, ohne sich durch zu viele Ordner wühlen zu müssen.

Legen Sie Oberkategorien und Unterkategorien fest

Sobald Sie sich für eine Struktur entschieden haben, ist es an der Zeit, die Hauptkategorien zu definieren, die das Rückgrat Ihrer DAM-Taxonomie bilden werden. Diese Top-Kategorien sollten die Art und Weise widerspiegeln, wie Ihr Unternehmen arbeitet und wie Ihre Teams nach Assets suchen werden. Hier ist die Vorgehensweise:

Brainstorming übergreifender Kategorien

Beginnen Sie damit, die Kategorien auf höchster Ebene zu identifizieren, die alle Ihre Assets abdecken. Wenn Sie beispielsweise ein E-Commerce-Unternehmen sind, könnten Ihre Top-Kategorien „Produktbilder“, „Marketingmaterialien“ und „Rezensionsvideos“ umfassen.

Wenn Sie einen Online-Händler für Haushaltsgeräte leiten, könnten Ihre Top-Kategorien nach Produkttyp („Kühlschränke“, „Waschmaschinen“, „Mikrowellen“) und weiter nach Marke und Modelljahr unterteilt werden.

Unterkategorien verfeinern

Als Nächstes unterteilen Sie jede Hauptkategorie in spezifischere Unterkategorien. Achten Sie darauf, dass diese logisch aufgebaut sind und sich gegenseitig ausschließen, um Überschneidungen zu vermeiden, und stellen Sie sicher, dass jeder Vermögenswert ein eindeutiges Zuhause hat. Zum Beispiel könnte „Kühlschränke“ Unterkategorien wie „French Door“, „Side-by-Side“ und „Top Freezer“ haben.

Dies erleichtert nicht nur die Navigation in der Taxonomie, sondern stellt auch sicher, dass die Anlagen nicht unter mehreren Kategorien abgelegt werden.

Seien Sie konsistent

Unabhängig davon, ob Sie eine hierarchische oder eine flache Struktur verwenden, ist Konsistenz in Ihrer Taxonomie unerlässlich. Verwenden Sie für jede Kategorie die gleiche Sprache und das gleiche Format, damit alle Teams auf der gleichen Seite stehen. Hier kommt ein kontrolliertes Vokabular ins Spiel – alle in Ihrem Unternehmen sollten die gleichen Begriffe und Bezeichnungen verwenden.

Wenn Sie Kategorien für Kleidungsstücke benennen, sollten Sie sich an einen einheitlichen Begriff halten – „T-Shirts“ sollten nicht in verschiedenen Abteilungen „Hemden“ oder „Oberteile“ heißen. Durch diese Konsistenz wird sichergestellt, dass Ihr DAM-System für alle – von den Designern bis zu den Marketingfachleuten – durchsuchbar und leicht zu navigieren ist.

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Schritt 3: Benennungskonventionen entwickeln

Nachdem Sie nun Ihre Taxonomiestruktur definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, klare und konsistente Benennungskonventionen zu entwickeln. Namenskonventionen mögen trivial erscheinen, sind aber notwendig, damit Ihr Team die Assets in Ihrem DAM-System leicht auffinden und identifizieren kann. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Benennungskonvention erstellen:

Klare und konsistente Dateinamen erstellen

Wenn es um Dateinamen geht, ist Klarheit das A und O. Sie sollten beschreibende und standardisierte Namen verwenden, die es den Benutzern ermöglichen, schnell zu verstehen, worum es sich bei einem Asset handelt, ohne es zu öffnen. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für die Erstellung einheitlicher Dateinamen:

• Beschreibend: Fügen Sie Schlüsselwörter ein, die den Inhalt des Assets beschreiben. Ein Dateiname für ein Produktbild könnte zum Beispiel so aussehen: Markenname_2024Sommer_Produktname_Winkel.jpg.
  • Beispiel: Ein Modehändler könnte Dateinamen wie Summer2024_WomensDress_FloralPattern_FrontView.jpg anstelle von etwas Vagem wie IMG_001.jpg verwenden. Auf diese Weise können die Nutzer auf einen Blick erkennen, was das Bild darstellt, ohne es zu öffnen.
• Vermeiden Sie Sonderzeichen und Leerzeichen: Verwenden Sie anstelle von Leerzeichen Unterstriche oder Bindestriche in Ihren Dateinamen. Sonderzeichen wie ! oder # können zu Kompatibilitätsproblemen führen.
• Verwenden Sie eine einheitliche Struktur: Legen Sie eine Namensvorlage fest, an die sich alle Beteiligten halten. Sie könnten zum Beispiel ein Format wie Kategorie_Unterkategorie_Assetname_Versionsnummer verwenden. Auf diese Weise sind alle Beteiligten auf derselben Seite und Ihr DAM-System bleibt übersichtlich.

Metadaten-Tagging implementieren

Dateinamen sind zwar wichtig, aber die Kennzeichnung mit Metadaten bietet eine zusätzliche Ebene für die Durchsuchbarkeit und den Kontext Ihrer Assets. Metadaten sind die Informationen, die an ein Asset angehängt sind und den Benutzern helfen, den Inhalt, die Nutzungsrechte und andere wichtige Details zu verstehen, ohne die Datei öffnen zu müssen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Metadaten effektiv implementieren:

1. Definieren Sie wichtige Metadatenfelder: Bestimmen Sie zunächst die Arten von Metadaten, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Übliche Felder sind:
   • Asset-Typ: Handelt es sich um ein Bild, ein Video, ein Dokument usw.?
   • Erstellungsdatum: Wann wurde das Asset erstellt?
   • Ersteller: Wer hat das Asset erstellt?
   • Nutzungsrechte: Gibt es irgendwelche Einschränkungen für die Verwendung dieses Assets (z. B. lizenzierte Bilder)?
   • Schlüsselwörter: Für ein Medienunternehmen, das Videoinhalte verwaltet, könnten die Metadaten Felder wie „Videolänge“, „Format“, „Auflösung“ und „Hauptthema“ enthalten. Dies hilft dem Team, Videos auf der Grundlage von technischen Spezifikationen oder der Art des Inhalts schnell zu finden.
2. Anwenden von Metadaten: Stellen Sie sicher, dass alle Inhalte einheitlich mit Metadaten versehen werden. Legen Sie klare Richtlinien fest, damit alle im Team die gleichen Begriffe und Felder verwenden. Dadurch werden digitale Inhalte leicht durchsuchbar.

Schritt 4: Organisieren und kategorisieren von Assets

Nach der Festlegung von Namenskonventionen und der Kennzeichnung von Metadaten besteht der nächste Schritt darin, Ihre Assets so zu organisieren, dass sie leicht zu finden, zugänglich und zu verwalten sind. Dazu müssen Sie logische Ordnerstrukturen erstellen und Zugriffskontrollen für Ihr Team einrichten. Hier erfahren Sie, wie Sie dies effektiv tun können:

Effektive Nutzung von Ordnerstrukturen

Eine gut organisierte Ordnerstruktur ist das Rückgrat eines jeden DAM-Systems. Während Ihre Taxonomie und Metadaten eine effiziente Suche ermöglichen, sorgt eine klare Ordnerhierarchie für zusätzliche Ordnung und hilft Ihren Teams, Assets schnell zu finden.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine logische Ordnerstruktur einrichten:

Erstellen Sie ein hierarchisches Ordnersystem

Beginnen Sie mit der Erstellung allgemeiner, übergeordneter Ordner, die Ihre wichtigsten Asset-Kategorien widerspiegeln, z. B. „Produktbilder“, „Marketingmaterialien“ oder „Kampagnen“. Unterteilen Sie diese dann in spezifischere Unterordner auf der Grundlage von Produktlinien, Abteilungen oder Projektnamen.

Beispiel: Wenn Sie digitale Assets für eine globale Einzelhandelsmarke verwalten, könnte Ihre Ordnerstruktur etwa so aussehen:

• Marketing-Materialien
  • 2024 Kampagnen
    • Sommer 2024
      • Lifestyle-Bilder
      • Produktbilder
    • Herbst 2024
      • Lifestyle-Bilder
      • Produktbilder

Diese Struktur stellt sicher, dass die Mitarbeiter unabhängig von der Kampagne, an der sie gerade arbeiten, die relevanten Assets schnell finden können, indem sie durch klare, logische Ordner navigieren.

Vermeiden Sie Überkomplizierung

Halten Sie Ihre Ordnerstruktur so einfach wie möglich. Zu viele verschachtelte Ordner können das Auffinden von Assets erschweren, insbesondere für neue Teammitglieder. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche – erstellen Sie nur dann Unterordner, wenn es unbedingt notwendig ist.

Sicherstellung von Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrollen

Das Festlegen geeigneter Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrollen ist entscheidend für die Sicherheit und Integrität Ihrer digitalen Assets. Nicht jeder in Ihrer Organisation benötigt Zugriff auf jede Datei, daher ist es wichtig, festzulegen, wer Dateien anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Hier erfahren Sie, wie Sie Benutzerberechtigungen effektiv verwalten:

1. Benutzerrollen definieren: Beginnen Sie mit der Identifizierung verschiedener Benutzerrollen in Ihrer Organisation. Zum Beispiel könnte das Marketing-Team vollen Zugriff zum Hochladen, Bearbeiten und Löschen von Assets benötigen, während das Vertriebsteam nur die Berechtigung zum Anzeigen und Herunterladen von Assets braucht. Typische Rollen könnten sein:

• Administratoren: Vollzugriff, einschließlich der Möglichkeit, Benutzerberechtigungen zu verwalten.
• Beitragende: Können Assets hochladen und bearbeiten.
• Betrachter: Können nur Assets ansehen und herunterladen.

2. Berechtigungen nach Ordner oder Asset-Typ festlegen: Kontrollieren Sie den Zugriff auf granularer Ebene, indem Sie Berechtigungen basierend auf der Ordnerstruktur oder dem Asset-Typ festlegen. So könnten zum Beispiel vertrauliche juristische Dokumente auf die Rechtsabteilung beschränkt sein, während allgemeine Marketingbilder für das gesamte Unternehmen zugänglich sein könnten.
   In einer Kreativagentur könnten Sie den Zugang zu den finalen, genehmigten Versionen von Kundenassets auf Projektmanager und Designer beschränken, während Kunden oder andere Abteilungen nur Lesezugriff auf Entwürfe oder laufende Projekte erhalten.
3. Berechtigungen regelmäßig überprüfen und aktualisieren: Da Teams wachsen, ändern sich auch ihre Anforderungen an den Zugriff auf digitale Assets. Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Benutzerberechtigungen stellt sicher, dass Ihr System sicher bleibt und nur autorisierte Personen Zugriff auf wichtige Assets haben.

Schritt 5: Implementieren und Pflegen der Taxonomie

Nachdem Ihre Taxonomiestruktur steht, ist der nächste wichtige Schritt, diese in Ihrem Digital Asset Management (DAM) System umzusetzen. Die Pflege der Taxonomie im Laufe der Zeit ist jedoch genauso wichtig, um ihre Wirksamkeit langfristig zu gewährleisten.

In diesem Schritt erläutern wir, wie Sie Ihre Taxonomie einführen und relevant halten, während Ihr Unternehmen wächst.

Neue Taxonomie einführen

Die Implementierung Ihrer neuen DAM-Taxonomie im gesamten Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass jeder das System versteht und es einheitlich nutzt. Hier sind einige Strategien für eine reibungslose Einführung:

1. Metadaten-Felder aktualisieren und Assets neu organisieren: Im Rahmen der Implementierung müssen Sie Ihre vorhandenen Assets neu organisieren, um sie an die neue Taxonomiestruktur anzupassen. Dazu gehört die Aktualisierung der Metadatenfelder, das Umbenennen von Dateien entsprechend Ihren Namenskonventionen und das Einordnen der Assets in die richtigen Ordner. Es ist wichtig, diesen Übergangsprozess sorgfältig zu planen, um Arbeitsabläufe nicht zu unterbrechen.
2. Schulungen für Benutzer: Führen Sie Schulungen durch, um sicherzustellen, dass alle Benutzer, von Content-Erstellern bis hin zu Marketern, mit der neuen Taxonomie vertraut sind. Erklären Sie, wie die neue Struktur funktioniert, wie Assets organisiert sind und wie man Metadaten-Tagging effektiv nutzt. Je vertrauter Ihr Team mit dem System ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es korrekt angewendet wird.
   Falls Sie eine neue DAM-Taxonomie in einem E-Commerce-Shop einführen, organisieren Sie Workshops für Produktmanager, Content-Manager und alle, die mit digitalen Assets arbeiten. Zeigen Sie ihnen, wie sie Dateien mit relevanten Metadaten wie „Content-Typ“ (z. B. Produktbild, 3D-Modell), „Produkt“ und „Veröffentlichungsdatum“ taggen, um eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten.
3. Benutzerhandbücher und Dokumentation bereitstellen: Neben Schulungen sollten Sie Benutzerhandbücher und Referenzdokumente erstellen, die Ihre Taxonomiestruktur, Namenskonventionen und Metadatenrichtlinien erklären. Diese Dokumente sollten für das Team leicht zugänglich sein und jederzeit als Nachschlagewerk dienen.
4. Feedback-Mechanismus einrichten: Erstellen Sie eine Möglichkeit für Benutzer, Feedback zum neuen System zu geben. Möglicherweise sind einige Kategorien nicht so intuitiv wie erwartet oder bestimmte Tags funktionieren nicht gut. Ein Feedback-Loop ermöglicht es Ihnen, Anpassungen basierend auf der tatsächlichen Nutzung vorzunehmen.

Taxonomie regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Eine DAM-Taxonomie ist nicht statisch – sie muss sich weiterentwickeln, wenn sich Ihr Unternehmen verändert, neue Assets hinzukommen und sich organisatorische Prioritäten verschieben. So halten Sie Ihre Taxonomie auf dem neuesten Stand:

1. Regelmäßige Audits durchführen: Planen Sie regelmäßige Audits Ihres DAM-Systems, um sicherzustellen, dass die Taxonomie weiterhin relevant ist. Dies kann vierteljährlich oder halbjährlich geschehen, je nachdem, wie schnell Ihre Asset-Bibliothek wächst. Überprüfen Sie auf Inkonsistenzen, veraltete Kategorien oder doppelte Metadaten.

• Beispiel: Eine Marketingagentur könnte am Ende jeder großen Kampagne ein Taxonomie-Audit durchführen. Dabei lässt sich bewerten, ob neue Kategorien benötigt werden oder ob bestimmte Tags nicht mehr aktuell sind, basierend auf der sich wandelnden Natur der Kundenarbeit.

2. Feedback von Benutzern einbeziehen: Nutzen Sie das Feedback Ihrer Teams, um die Taxonomie zu verfeinern. Werden bestimmte Kategorien oder Metadatenfelder kaum genutzt? Haben die Benutzer Schwierigkeiten, bestimmte Arten von Assets zu finden? Diese Rückmeldungen können Ihnen helfen, notwendige Anpassungen vorzunehmen, die die Auffindbarkeit und den Arbeitsablauf verbessern.
3. Mit Branchenstandards Schritt halten: Stellen Sie sicher, dass Ihr DAM-System den aktuellen Branchenstandards entspricht, insbesondere wenn Ihr Unternehmen gesetzliche oder regulatorische Anforderungen erfüllen muss. Beispielsweise ist es wichtig, Metadaten gemäß den Barrierefreiheitsstandards oder Richtlinien zum digitalen Urheberrecht konsistent zu halten, um die Compliance zu gewährleisten.

Best Practices für die Pflege einer starken DAM-Taxonomie

Auch nachdem Sie Ihre DAM-Taxonomie implementiert haben, ist es entscheidend, diese effektiv zu pflegen, damit sie weiterhin den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Eine gut gepflegte Asset-Taxonomie kann Zeit sparen, Verwirrung reduzieren und die Auffindbarkeit Ihrer Assets verbessern.

Hier sind einige Best Practices, die Ihnen helfen, eine starke und effektive DAM-Taxonomie aufrechtzuerhalten:

Verwendung kontrollierter Vokabeln

Kontrollierte Vokabulare stellen sicher, dass die Begriffe zur Beschreibung und Kategorisierung von Assets im gesamten Unternehmen konsistent bleiben. Dies verhindert Unklarheiten und erleichtert das Auffinden spezifischer Dateien.

• Nutzen kontrollierter Vokabeln: Durch die Nutzung einer vordefinierten Liste genehmigter Begriffe (Schlüsselwörter, Kategorien oder Tags) können Sie Inkonsistenzen in der Asset-Kennzeichnung vermeiden. So könnte eine Person ein Bild als „Promo“ taggen, während eine andere „Promotion“ verwenden würde. Kontrollierte Vokabulare sorgen dafür, dass alle dieselben Begriffe für ähnliche Assets verwenden.
  • Beispiel: In einem großen Einzelhandelsunternehmen könnten kontrollierte Vokabulare sicherstellen, dass Produktbilder mit konsistenten Begriffen wie „Schuhe“, „Bekleidung“ oder „Accessoires“ getaggt werden. Dies verhindert Verwirrung und verbessert die Suchbarkeit über Teams hinweg.
• Implementierungsbeispiele: Viele DAM-Systeme erlauben die zentrale Erstellung und Verwaltung kontrollierter Vokabulare. Das bedeutet, dass Benutzer beim Taggen von Assets nur Begriffe aus einer vordefinierten Liste auswählen können, was die Konsistenz sicherstellt.
• Pflege-Tipps: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre kontrollierten Vokabulare, um sie an Veränderungen in Ihrem Unternehmen oder in der Branche anzupassen. Wenn sich beispielsweise Ihre Produktlinie weiterentwickelt oder neue Begriffe in Ihrem Sektor gebräuchlich werden, aktualisieren Sie das Vokabular entsprechend.

So vermeiden Sie häufige Fallstricke

Die Pflege einer DAM-Taxonomie bringt einige Herausforderungen mit sich. Hier sind einige gängige Fallstricke, die Sie vermeiden sollten:

• Mangelnde Wartung: Ein häufiger Fehler ist es, eine DAM-Taxonomie einzurichten und dann zu vernachlässigen. Im Laufe der Zeit können Kategorien veraltet sein, Metadaten uneinheitlich werden und Benutzer schlechte Gewohnheiten entwickeln. Planen Sie regelmäßige Wartungen, wie Audits und Updates, um Ihre Taxonomie aktuell und relevant zu halten.
  • Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen wächst und neue Produktlinien hinzukommen, kann eine veraltete Taxonomie dazu führen, dass Assets schlecht klassifiziert werden, was die Auffindbarkeit erschwert.
• Inkonsistente Tagging-Praktiken: Ein weiterer Fallstrick ist es, Benutzern zu erlauben, uneinheitliche oder nicht genehmigte Tags zu verwenden. Dies geschieht oft, wenn Benutzer die kontrollierten Vokabulare nicht einhalten oder die Richtlinien zu vage sind. Setzen Sie klare Tagging-Regeln und stellen Sie sicher, dass die Benutzer diese befolgen – eventuell durch Schulungen oder Auffrischungskurse.
• Überkomplizierte Taxonomiestruktur: Es kann verlockend sein, eine sehr detaillierte Taxonomie mit vielen Unterkategorien zu erstellen. Dies führt jedoch oft zu Verwirrung und erschwert das Auffinden von Assets. Halten Sie die Taxonomie so einfach und intuitiv wie möglich.
  • Beispiel: Anstatt separate Unterkategorien für „Social Media Banner“, „Facebook Banner“ und „Instagram Banner“ zu erstellen, können Sie eine einzige Kategorie wie „Social Media Assets“ verwenden und über Metadaten für die jeweilige Plattform kennzeichnen. Dies reduziert die Komplexität und erhöht die Benutzerfreundlichkeit.

Fazit

Der Aufbau einer starken Taxonomie für das Digital Asset Management ist für jedes Unternehmen, das eine große Menge digitaler Assets verwaltet, von entscheidender Bedeutung. Eine gut organisierte Taxonomie kann Ihre Arbeitsabläufe optimieren, die Prozesse im Digital Asset Management verbessern und letztendlich Zeit und Geld sparen.

Um eine effektive Taxonomie zu erstellen, ist es wichtig, die aufgeführten Schritte und Best Practices zu befolgen. Dazu gehört, sich Zeit zu nehmen, um die Zielgruppe zu verstehen, einheitliche Namenskonventionen festzulegen, eine hierarchische Struktur zu entwickeln und die Taxonomie kontinuierlich zu testen und zu optimieren.

In der heutigen Unternehmenslandschaft ist die Implementierung eines effektiven digital asset management systems von entscheidender Bedeutung. Diese Systeme bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Mediendateien effizient zu verwalten und die Nutzung von Inhalten zu optimieren. Durch die Integration moderner Tools können Teams die Speicherung und Organisation von Bildern und Grafiken verbessern, was zu einer erhöhten Markenkonsistenz führt.

Ein gut strukturiertes asset management ermöglicht es Unternehmen, Daten zentral zu speichern und jederzeit darauf zuzugreifen. Beispielsweise können Projekte besser koordiniert werden, was die Aktivitäten innerhalb der Organisation erleichtert. Die Schulung von Mitarbeitenden in der Nutzung dieser Systeme ist entscheidend, um die Vorteile der Software voll auszuschöpfen und die Effizienz zu steigern.

Die Nutzung eines digital asset management systems verbessert nicht nur die Verwaltung von Inhalten, sondern fördert auch die Zusammenarbeit innerhalb der Teams. Dadurch können Unternehmen innovative Projekte schneller umsetzen und die Rolle ihrer Mitarbeiter stärken. Zudem ermöglicht es die zentrale Speicherung und den Zugriff auf alle Daten, was die Effizienz im Arbeitsablauf erhöht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein leistungsfähiges digital asset management nicht nur die Nutzung von Content optimiert, sondern auch die Rolle der Teams in Unternehmen stärkt. Durch die Förderung von Zusammenarbeit und effektiven Workflows können Unternehmen die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen erheblich steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil im E-Commerce sichern.

Inhalte organisieren. Auf Ihre Weise.

Gestalte eine DAM-Taxonomy für beliebigen Arbeitsprozess.

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Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur DAM-Taxonomie.