Die Kontrolle und Verwaltung digitaler Ressourcen ist heute für Organisationen und Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, unerlässlich.
Digital Asset Management (DAM) ist die Antwort auf die effektive Organisation, Speicherung und Verbreitung dieser digitalen Ressourcen oder Assets.
Unser Ziel ist es, einen umfassenden Leitfaden für die Erstellung einer effizienten Strategie zur Verwaltung digitalen Assets in 8 einfachen Schritten zu präsentieren.
Wenn Sie sich noch nicht mit der Strategie und dem Management digitaler Bestände befasst haben, wird dieser Blog Ihnen das Wissen und die Werkzeuge vermitteln, die Sie für die Entwicklung einer starken und effizienten DAM-Strategie benötigen.
Verständnis der Digital Asset Management-Strategie
Für jede Organisation dient eine DAM-Strategie als Wegweiser für die Handhabung, Speicherung und Verteilung ihrer digitalen Assets.
Dazu gehören Medieninhalte wie Bilder, Videos, Dokumente, Audiodateien oder andere Multimedia-Inhalte. Die Strategie soll dafür sorgen, dass die Assets den Nutzern zur Verfügung stehen, während sie gleichzeitig gut in Kategorien geordnet und sicher aufbewahrt bleiben.
Was ist eine Digital Asset Management-Strategie?
Eine gut durchdachte DAM-Strategie kann eine bessere Kommunikation ermöglichen, zur Senkung der Betriebskosten beitragen und die Konsistenz über alle Marketingkanäle hinweg gewährleisten.
Die effiziente Nutzung von digitalem Material erfordert eine effektive Organisation.
Der Zweck eines DAM-Systems besteht darin, eine einheitliche Anwendung zu gewährleisten, den Zugang zu Erkenntnissen über die Nutzung zu ermöglichen, die Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die geistigen Eigentumsrechte an digitalen Inhalten zu sichern.
Vorteile einer umfassenden DAM-Strategie
Eine umfassende DAM-Strategie kann für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Sie steigert die Effizienz und Produktivität und maximiert gleichzeitig die Markenkonsistenz und Umsatzgenerierung.
Darüber hinaus ermöglicht sie eine bessere Verwaltung bestehender digitaler Inhalte und unterstützt zukünftiges Wachstum.
Eine DAM-Strategie sollte die Prozesse der Inhaltserstellung beschleunigen, indem sie Tools für die Versionskontrolle, die fliegende Dateikonvertierung und die Workflow-Freigabe bereitstellt.
Die kreative Produktion wird beschleunigt, was die Effizienz und Agilität fördert, da weniger Zeit für manuelle Aufgaben wie rechtliche Genehmigungen oder Markenprüfungen aufgewendet werden muss.
Eine DAM-Lösung sorgt außerdem für Markenkonsistenz, indem sie Teammitgliedern und externen Mitwirkenden einen zentralen Ort bietet, an dem sie auf markenrelevante Dateien zugreifen können.
Dadurch wird die Verwendung veralteter oder minderwertiger Versionen vermieden und sichergestellt, dass an jedem Kundenkontaktpunkt der richtige Inhalt verwendet wird.
Schritte zur Erstellung einer Digital Asset Management-Strategie
Wenn Unternehmen wissen, wie sie eine solide DAM-Strategie entwickeln, können sie ihre digitalen Ressourcen effektiv ordnen, aufbewahren und nutzen, um die Arbeitsleistung zu steigern und die Unternehmensziele zu erreichen.
Schritt 1: Durchführen eines Digital Asset Audits
Um sicherzustellen, dass die Assets den Industriestandards entsprechen, sollten sie auf Richtigkeit, Relevanz und Konformität geprüft werden.
Ein übersichtliches und effizientes DAM-System kann beispielsweise durch die systematische Identifizierung veralteter oder irrelevanter Assets aufrechterhalten werden.
In ähnlicher Weise muss die Sammlung von Objekten durch die Durchführung von Qualitätskontrollen kontrolliert werden.
Die Durchführung eines Audits der digitalen Bestände ist wichtig, da es hilft, Bereiche zu identifizieren, die möglicherweise verbessert werden müssen.
Schritt 2: Definition von Unternehmenszielen und -vorgaben
Eine DAM-Initiative ist ohne klare Ziele und Vorgaben nicht realisierbar.
Dies geschieht durch die Festlegung spezifischer und messbarer Ziele, die es Organisationen ermöglichen, ihre DAM-Strategie mit der allgemeinen Unternehmensvision und den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
Es muss sichergestellt werden, dass die für die DAM-Initiative gesetzten Ziele direkt zur übergreifenden Geschäftsstrategie beitragen.
Schritt 3: Wählen Sie die richtige DAM-Lösung
Nachdem Sie Ihre Geschäftsziele definiert haben, ist es an der Zeit für den spannenden Teil – die Auswahl eines DAM-Systems.
Wenn Sie DAM-Software vergleichen, suchen Sie nicht nur nach einem Tool, sondern nach einem Partner, der Sie und Ihr Unternehmen bei seinem Wachstum unterstützen kann.
Prüfen Sie die Funktionen und Fähigkeiten der besten DAM-Systeme, damit sie Ihren Anforderungen entsprechen. Es ist auch wichtig, die Qualität des Kundendienstes und des Supports sowie die allgemeine Benutzererfahrung für eine reibungslose Integration zu vergleichen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Kundenzufriedenheit, die anhand von Kundenrezensionen auf Websites wie G2 ermittelt werden kann. Auch wenn dies subjektiv ist, kann das Wissen um die Erfahrungen anderer Kunden nützliche Erkenntnisse zu diesem Thema liefern.
Natürlich ist die Preisgestaltung ein wesentlicher Bestandteil des Bewertungsprozesses.
Beim Vergleich verschiedener Tarife muss jedoch auch das Verhältnis zwischen Kosten und Leistung berücksichtigt werden.
Oft bedeutet ein niedrigerer Preis eine eingeschränkte Funktionalität oder einen geringeren Support, so dass der Wert der einzelnen Lösungen abgewogen werden muss.
Überblick über beliebte DAM-Systeme und -Plattformen
Unternehmen setzen heute zunehmend DAM-Systeme und -Plattformen ein, um ihre digitalen Assets besser zu verwalten.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige der gängigsten DAM-Softwareanbieter auf dem Markt, die Unternehmen bei der Auswahl einer geeigneten Software für ihre Bedürfnisse helfen kann.
- DemoUp Cliplister – DemoUp Cliplister ermöglicht es seinen Kunden, Produktvideos, 3D-Modelle und Augmented-Reality-Erlebnisse an über 450 Verkaufsstellen in der ganzen Welt zu syndizieren. Direkt aus seinem DAM-System.
- Bynder – Bynder ist eine leistungsstarke DAM-Lösung, die sich hervorragend für das Markenmanagement eignet, aber auch teuer und schwer zu integrieren ist.
- Canto – Canto bietet eine fortschrittliche Versionskontrolle, anpassbare Metadatenfelder und KI-gestützte Tags, die eine schnelle Verwaltung und Abfrage von Assets ermöglichen. Allerdings ist es mit einer steilen Lernkurve verbunden.
- Aprimo – Aprimo ist eher eine Plattform für Marketingaktivitäten als ein DAM. Es bietet jedoch Funktionen wie erweiterte Suchfunktionen, Asset-Versionierung und eine auf Berechtigungen basierende Zugriffskontrolle, um die Zusammenarbeit zu optimieren.
- Cloudinary – Cloudinary bietet mehrere Funktionen für ein effizientes Digital Asset Management, darunter Automatisierung, flexible Bereitstellungsoptionen und Integrationen mit gängigen Tools, fallerdings benötigen Sie ein Entwicklerteam.
- CELUM – Die DAM-Plattform von CELUM zentralisiert die Speicherung, verwaltet Metadaten und automatisiert Workflows, um Kreativteams von der Erstellung bis zur Verteilung zu unterstützen. Es fehlen jedoch Funktionen für die Content-Syndizierung.
- Brandfolder von Smartsheet – Brandfolder ist ein One-Stop-Shop für die Verwaltung von Brand Assets, der die Zusammenarbeit erleichtert und die Einheitlichkeit des Messagings gewährleistet. Es verfügt über Funktionen wie Versionskontrolle, Zugriffskontrolle, Metadatenmanagement und Integrationen mit anderen Tools und Plattformen.
- Scaleflex – Scaleflex verfügt über Filerobot, einen DAM, der auf Bild- und Videomanagementdienste spezialisiert ist. Diese Anwendung ermöglicht es Unternehmen, ihre digitalen Medienbestände zu verwalten und zu optimieren.
- Wedia – Wedia bietet DAM- und MRM-Lösungen an, die Marketingteams dabei helfen, ihre digitalen Assets zu organisieren, die Erstellung von Inhalten zu rationalisieren und Marketingkampagnen auf der Grundlage digitaler Assets zu verwalten.
- Acquia DAM – Acquia DAM wurde speziell für die Verwaltung, Bereitstellung und Optimierung digitaler Erfahrungen im Zusammenhang mit DAM entwickelt. Es konzentriert sich auf die Organisation, Speicherung, den Abruf und die Verteilung von Bildern und Videodateien.
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Jetzt herunterladenSchritt 4: Entwicklung eines Plans zur Verwaltung von Metadaten
Metadaten-Standards und -Verwaltung sind bei der Verwaltung digitaler Bestände von entscheidender Bedeutung. Metadaten bilden die Grundlage für eine einfache Suche, bessere Organisation und Teamarbeit.
Das Fehlen einer angemessenen Metadatenverwaltung führt zu Verwirrung in Unternehmen, was zu redundanter Arbeit und unzureichender Nutzung von Assets führt.
Ein guter Plan für die Verwaltung von Metadaten ermöglicht es Unternehmen, komplexe Assets einfach zu handhaben, die Einhaltung von Branchenvorschriften zu gewährleisten und die teamübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.
Die Wahl des richtigen DAM-Systems ist entscheidend, da es als zentrales Repository für alle Assets mit erweiterten Suchfunktionen, Versionskontrolle und Zugriffsrechten dient.
Die Kategorisierung von Assets kann deren Auffindbarkeit und Nutzbarkeit verbessern.
Eine klar definierte Ordnerstruktur und einheitliche Namenskonventionen erleichtern den Teammitgliedern das Auffinden und Identifizieren von Assets erheblich.
Durch die Organisation nach Typ, Kategorie oder Zweck beschleunigen Unternehmen ihre Arbeitsabläufe, ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit und verringern die Anzahl der Fälle, in denen Assets dupliziert werden oder verloren gehen können.
Schritt 5: Implementierung von Zugangskontrolle und Sicherheitsmaßnahmen
Das digitale Zeitalter ist durch zunehmende Cyber-Bedrohungen und Datenschutzverletzungen gekennzeichnet, und es besteht die dringende Notwendigkeit, starke Zugangskontrollmechanismen und Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um empfindliche digitale Güter zu schützen.
Die Zugriffskontrolle stellt sicher, dass nur diejenigen, die dazu befugt sind, die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf bestimmte Assets innerhalb eines Systems haben.
In einem DAM-System sind die Benutzerrollen ausschlaggebend dafür, wie viele Zugriffsrechte die einzelnen Personen haben.
So können Administratoren Benutzern Aktionen wie das Anzeigen, Bearbeiten oder Freigeben von Assets gestatten, indem sie ihnen bestimmte Rechte und Rollen zuweisen.
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Der Passwortschutz ist eine der grundlegenden Maßnahmen zur Zugangskontrolle und Sicherheit. Er ist die erste Ebene, die Unbefugte davon abhält, auf digitale Materialien und vertrauliche persönliche Informationen zuzugreifen.
Damit Organisationen nur befugten Mitarbeitern die Nutzung ihrer Ressourcen ermöglichen, müssen sie über Mechanismen verfügen, mit denen sich die Benutzer durch Passwörter verifizieren können.
Ein zusätzlicher Authentifizierungsfaktor, die so genannte Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), kann verlangen, dass ein Benutzer seine Identität mit mehreren Mitteln verifiziert, z. B. mit einem Passwort und einem zeitbasierten Sicherheits-Token.
Schritt 6: Erstellen von Namenskonventionen und hierarchischer Struktur
Das DAM-System erfordert konsistente Namen und eine Hierarchie, um die Assets zu organisieren, zu finden und zu bewahren.
Dateibenennungskonventionen sind eine Sammlung von standardisierten Regeln, die die Art und Weise regeln, wie Dateien in einem DAM-System benannt und organisiert werden.
Diese Richtlinien ermöglichen es, digitale Assets schnell zu identifizieren, zu lokalisieren und abzurufen.
Sie ermöglichen es den Benutzern, bestimmte Merkmale einer Datei zu bestimmen, wie z. B. den Asset-Typ, den Ersteller, das Datum oder die Version.
Eine gut durchdachte Datei-Benennung unterstützt die Organisation von Assets, erleichtert die Auffindbarkeit von Assets und vereinfacht die Pflege von Assets.
Eine hierarchische Ordnerstruktur ist die Art und Weise, in der Ordner und Unterordner in einem DAM-System organisiert werden.
Die Implementierung einheitlicher Nomenklaturstrategien und hierarchischer Systeme in DAM-Software bietet viele Vorteile für die effektive Verwaltung digitaler Assets.
Durch den Einsatz standardisierter Asset-Namen für alle Typen wird die Suche nach solchen Inhalten und deren Wiederverwendung im gesamten Unternehmen erleichtert.
Schritt 7: Schulungen und kontinuierliche Unterstützung bereitstellen
Damit ein Unternehmen erfolgreich ist, müssen die Mitarbeiter über die nötigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um die Systeme effizient zu nutzen.
Eine wirksame Unterstützung bei der Einführung eines neuen DAM-Tools durch Schulungen und kontinuierliche Unterstützung ist sehr wichtig.
Dazu gehört die Entwicklung gut durchdachter Schulungsmaterialien, die Durchführung interaktiver Schulungen und Workshops sowie die ständige Unterstützung bei Fragen oder systembezogenen Problemen.
Schritt 8: Überwachen, Bewerten und Verbessern
Überwachen Sie kontinuierlich, wie Ihre Teams Ihr DAM-System nutzen. Wie bei der anfänglichen Bestandsprüfung erhalten Sie so Einblicke in Bereiche, in denen Sie Verbesserungen vornehmen können.
Verfolgen Sie wichtige Metriken wie die Asset-Nutzung und die Nutzungsraten (wie oft sich die Mitarbeiter anmelden) und ermitteln Sie Engpässe in Ihrem Prozess.
Führen Sie regelmäßige Feedback-Sitzungen mit verschiedenen Interessengruppen durch, um konkrete Rückmeldungen darüber zu erhalten, was ihnen gefällt, was nicht, und wo sie das Gefühl haben, dass sie Zeit verlieren.
Mit diesen Informationen ausgestattet, verfügen Sie über die nötigen Erkenntnisse, um Ihre DAM-Workflows und -Prozesse zu optimieren und zu verbessern.
Umsetzung der Strategie
Die Umsetzung der DAM-Strategie umfasst den entscheidenden Prozess des Onboarding, der Schulung der Benutzer und der Integration des Systems in das digitale Ökosystem eines Unternehmens.
Digital Asset Management dient verschiedenen Zwecken, z. B. der sicheren und effizienten Speicherung, Verwaltung, gemeinsamen Nutzung und Veröffentlichung digitaler Assets.
Integration in bestehende Systeme
Zunächst müssen Sie bei der Implementierung eines DAM-Systems die Integrationsziele festlegen.
Verbesserungen bei der Bereitstellung von Inhalten, optimierte Content-Workflows und eine verbesserte Zusammenarbeit sind nur einige der Ziele, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.
Es ist wichtig, dass Sie eine geeignete Digital-Asset-Management-Lösung auswählen, die Ihren Integrationsanforderungen entspricht und Flexibilität bietet, während sie gleichzeitig mit den bestehenden Systemen kompatibel ist.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für gängige DAM-Software-Integrationen:
- PIM-Systeme
- Software zur Inhaltsfreigabe
- Content-Syndication-Plattformen
- Content-Management-Systeme
- E-Commerce-Plattformen
- ERP-Systeme
- Messaging-Werkzeuge (Slack, MS Teams)
- Büro-Suiten (G-Suite, Microsoft 365)
- Werkzeuge zur Erstellung von Inhalten (Adobe Creative Cloud, Figma)
- Werkzeuge für die Videobearbeitung
Zusammenarbeit mit Kreativteams und externen Partnern
Es ist wichtig, dass das interne Kreativteam eines Unternehmens und externe Agenturen zusammenarbeiten, um Marken zu schaffen, die bei den Kunden ankommen.
Die Anwendung digitaler Lösungen und die Verbesserung bewährter Verfahren können dazu beitragen, die Kommunikation, das Projektmanagement, die Anlagenverwaltung und die Leistungsbewertung zu optimieren.
Für eine erfolgreiche Partnerschaft sind klare Kommunikationskanäle erforderlich.
Dazu gehört die Schaffung transparenter und konsistenter Kommunikationswege zwischen internen Mitarbeitern und externen Agenturen, die das Verständnis für ihre Rollen und damit eine effektive Zusammenarbeit fördern.
Die Information aller Beteiligten über die bisher erzielten Fortschritte trägt ebenfalls zur Aufrechterhaltung einer guten Arbeitsbeziehung bei, indem sichergestellt wird, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.
Zukunftssichere DAM-Strategie
Eine DAM-Strategie, die sowohl effizient als auch schlank ist, ist von größter Bedeutung.
Wenn Unternehmen wachsen, wird die Notwendigkeit eines umfassenden DAM-Systems deutlich, da es über die Beschränkungen von einfachen File-Sharing-Tools hinausgeht.
Software wie Dropbox, Sharepoint und Google Drive haben definitiv ihren Platz in den meisten Unternehmen.
Aber ihre Fähigkeit, Daten zu speichern, zu organisieren und unternehmensweit zu teilen, ist begrenzt. An dieser Stelle kommt eine umfassende DAM-Plattform wie die unsere ins Spiel.
Dennoch ist es wichtig zu prüfen, ob Ihre bestehende DAM-Strategie zukunftssicher ist, um ihre langfristige Existenz und Anpassungsfähigkeit zu gewährleisten.
Einsatz von künstlicher Intelligenz
Die Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI) in der Marketing- und DAM-Branche wächst täglich.
Vermarkter und Unternehmen nutzen generative Technologien, um manuelle Prozesse zu erstellen, zu bearbeiten, zu optimieren und zu automatisieren, die noch vor ein oder zwei Jahren Wochen und Monate in Anspruch genommen haben.
Speziell bei DAM-Systemen kann KI die Organisation und den Abruf von Inhalten durch Funktionen wie automatisches Metadaten-Tagging, Suchfunktionen und sogar kreative Automatisierung verbessern.
Dieser Einsatz algorithmischer Technologie führt zu einem Maß an Personalisierung, das bisher als unerreichbar galt.
Anpassung an zukünftiges Wachstum
Die zunehmende Produktion von Inhalten bedeutet, dass die Zahl der digitalen Assets steigt, die immer umfangreicher und komplizierter werden.
Dies erfordert eine strategische Aufstockung der DAM-Systeme, damit sie die immer größer werdende Bibliothek von Assets effektiv verwalten können.
Im Vorgriff auf künftige Erweiterungen ist es daher für Unternehmen unerlässlich, ihre derzeitigen DAM-Infrastrukturen auf ihre Skalierbarkeit zu überprüfen.
Mit dem Wachstum von Unternehmen wächst auch die Belegschaft, die sich manchmal über Grenzen hinweg erstreckt, z. B. an globalen Standorten.
Das DAM-System sollte daher sicherstellen, dass Remote-Benutzer einfachen Zugang haben und Unterschiede in der Benutzererfahrung an verschiedenen Standorten vermieden werden.
Außerdem bringt das Zeitalter des „Big Video“ technische Herausforderungen mit sich, da die Größe digitaler Dateien, wie z. B. 4K-Videos, ständig zunimmt.
Daher müssen zukunftssichere DAM-Systeme diese großen Dateien verarbeiten können und entsprechende automatische Transkodierungs- und Rendering-Funktionen bieten.
Unternehmen benötigen leistungsfähige Lösungen, die in der Lage sind, komplizierte Videoformate zu verarbeiten, und das bei steigender Nachfrage nach Videoinhalten. Wenn Sie Probleme mit Videos haben, lesen Sie unseren Leitfaden zu Best Practices für die Verwaltung digitaler Videoinhalte.
Datengestützte Entscheidungen treffen
In einer schnellvernetzten Welt ist die datengestützte Entscheidungsfindung zu einem Höhepunkt des Erfolgs von Unternehmen geworden, die sich im heutigen Geschäftsumfeld bewegen.
Die datengestützte Entscheidungsfindung ermöglicht objektive Entscheidungen, verbessert die Genauigkeit, identifiziert Chancen, reduziert Risiken, verbessert die Strategie, vertieft die Kundeneinblicke, optimiert die Kosten und fördert die kontinuierliche Verbesserung.
Fazit
Unternehmen, die in eine solide DAM-Strategie investieren, können von erheblichen Vorteilen profitieren, z. B. von höherer Produktivität, kürzeren Markteinführungszeiten, verbesserten Kundenerfahrungen und erheblichen Kosteneinsparungen.
Um eine erfolgreiche DAM-Strategie zu entwickeln, müssen Unternehmen ihre aktuellen Asset-Management-Prozesse bewerten.
Sie müssen klare Ziele festlegen, die richtige DAM-Lösung auswählen, ein robustes Metadatenschema implementieren und ihre Mitarbeiter in der richtigen Anwendung schulen.
Mit diesen Schritten können Unternehmen eine effektive DAM-Strategie entwickeln und umsetzen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten ist.
Ein effektives Digital Asset Management (DAM) ist entscheidend für jedes Unternehmen, um Inhalte wie Audio-Dateien zentral zu speichern und effizient zu verwalten. Digital Asset Management Systeme und Digital Asset Management Software ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Dateien und fördern die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmens-Kontext. Mit den richtigen Digital Asset Management Systemen können Unternehmen ihre Medien und Inhalte an einem zentralen Ort organisieren. Begriffe wie Marketing Asset Management gewinnen dadurch an Bedeutung, da das Asset Management-System die Effizienz in der Verwaltung der Inhalte verbessert.
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Häufig gestellte Fragen
Nachstehend finden Sie häufig gestellte Fragen zur Verwaltung digitaler Inhalte.
Die Durchführung eines Digital Asset Audits im Rahmen einer DAM-Strategie bewertet den aktuellen Zustand der digitalen Assets einer Organisation, einschließlich ihrer Qualität, Organisation, Metadaten und Nutzung. Dies hilft, Lücken, Redundanzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, was zu einer effektiveren und effizienteren Verwaltung digitaler Bestände führt.
Bei der Auswahl der richtigen DAM-Lösung für Ihr Unternehmen sollten Sie auf Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten, Metadatenverwaltung, Sicherheitsfunktionen und Budgetbeschränkungen achten.
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