Wie wähle ich ein passendes Digital Asset Management System aus?

Die manuelle Verwaltung von digitalen Medien stellt eine tägliche Herausforderung für Marketing und Produktmanagement Teams dar. Digital Asset Management Systeme unterstützen Sie bei der Speicherung, Kategorisierung und Verwaltung aller digitalen Medieninhalten.

In diesem Beitrag erfahren Sie wie man ein Digital Asset Management System auswählt. Außerdem werden die entscheidenden Vorteile aufgezeigt, die sich aus der Nutzung eines Digital Asset Management Systems ergeben.

Die Definition von Digital Asset Management

Nachfolgend wird ein DAM System näher beschrieben und erklärt, worin die wesentlichen Vorteile bestehen. Dadurch lässt sich der praktische Nutzen besser erkennen und auf das eigene Unternehmen anwenden.

Außerdem werden Ihnen im Anschluss zwei Arten von DAM-Systemen vorgestellt. Entscheiden Sie selbst, welche Ausführung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Was ist ein Digital Asset Management System?

Eine Digital Asset Management Lösung trägt zur Strukturierung und Verwaltung aller digitalen Assets bei. Die Softwarelösung ermöglicht die Speicherung und den zentralen Zugriff auf alle digitalen Assets.

Unter diese sogenannten digitalen Assets fallen neben Bildern, Videos und Audio Dateien außerdem Grafiken, weitere (Text-)Dokumente und Dateitypen.

Vorteile der Verwendung eines DAM-Systems

Ein zentraler Vorteil einer DAM Lösung ist die unkomplizierte Erstellung und Verwaltung von Medien. Im Vergleich zu einem üblichen Cloud-Speicher kann die Software zudem deutlich größere Datenmengen verarbeiten.

Die einheitliche Verwaltung stellt außerdem sicher, dass die eingespeisten Daten stets aktuell sind. Durch eine saubere Kategorie Struktur können diese leicht gefunden und je nach Ausgabekanal passend formatiert werden.

Arten von DAM-Systemen

Die Bereitstellung von DAM Systemen kann entweder lokal, also als On Premise Lösung oder cloudbasiert erfolgen. Eine Installation vor Ort ist jedoch veraltet und bedarf einem hohen Wartungsaufwand.

Wird die Leistung über eine Cloud Lösung bezogen, ist ein ortsunabhängiger Zugriff dauerhaft möglich. Außerdem besteht kein eigenes Risiko, welches bei On Premise gegeben wäre.

Digital Asset Management Anforderungen

Die Auswahl eines passenden Digital Asset Management DAM Systems ist abhängig von Ihrem Unternehmen.

Dabei sind die Digital Asset Management Anforderungen individuell und ergeben sich aus den Tätigkeitsfeldern und Prozesse Ihres Unternehmens. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die wichtigsten Faktoren einer Systemauswahl.

Für die Auswahl ist es auch wichtig zu wissen, dass Media Asset Management (MAM) Systeme oftmals die gleichen Funktionen wie Digital Asset Management Systeme bieten.

Somit sollte man auch Media Asset Management Systeme bei der Auswahl in betracht ziehen. Auch dort kann man alle digitalen Assets wie in Digital Asset Management Systemen zentral verwalten.

Reine Media Asset Management Systeme sind allerdings meistens schon länger auf dem Markt aktiv. Dies kann sowohl Vorteile als auch Nachteile in Bezug auf die Infrastruktur mit sich bringen.

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Häufige gestellte Fragen bei der Auswahl eines Digital Asset Management Systems

Natürlich gibt es viele Kriterien die bei der Auswahl eine Rolle haben. Folgende Fragen kommen unserer Erfahrung nach immer wieder bei der Auswahl eines DAM Systems auf:

• Wie können digitale Assets in das neue System übernommen werden?
• Macht es Sinn die alte Metadaten Struktur für digitale Assets zu übernehmen?
• In welche Systeme muss das neue DAM System eingebunden werden?
  • Dies können zum Beispiel Integrationen in Photoshop, das Content Management System, die Website oder den Print Prozess sein.
• Wie viele Nutzer sollen im neuen DAM System arbeiten?
• In welchen Sprachen und Ländern soll das neue System genutzt werden?
• Muss das DAM System an das PIM System angebunden werden, damit Produktdaten automatisch übernommen werden?
• Müssen ihre digitalen Assets zu e Commerce Partnern übertragen werden?
• Muss das System ein Workflow Tool bieten oder ist es Sinnvoller die DAM Lösung in ein bestehendes Workflow System zu integrieren?
• Möchte ich über das System auch direkt mein Brand Management abbilden?
• Gibt es Compliance Anforderungen in Bezug auf die neue Digital Asset Management Platform?
• Gibt es einen Asset Typ auf den ein besonderer Fokus gelegt werden muss?

Dies ist lediglich ein Auszug aus häufigen Fragen, die wir uns bei der Auswahl einer DAM Lösung begegnet sind.

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Vergleich von Digital Asset Management Software Anbietern

Das Angebot an DAM Anbietern verzeichnet ein stetiges Wachstum. Daher sollten Sie Ihre Bewertung anhand von mindestend fünf wichtigen Kriterien formulieren.

Überprüfen Sie zu Anfang die Funktionen und Fähigkeiten verschiedener DAM Systeme. So erhalten Sie einen Eindruck von deren Eigenschaften. Vergleichen Sie außerdem den Kundenservice und Support sowie die eigene Benutzer Erfahrung.

Ein weiteres wichtiges Kriterium sind die Zufriedenheit sowie die Wahrnehmungen anderer Kunden. Trotz ihres subjektiven Charakters tragen diese Werte entscheidend zur finalen Tendierung bei.

Der Preis sollte bei der Auswahl des Systems natürlich eine Rolle spielen. Es ist daher nicht verkehrt, Pläne und Preise der jeweiligen Anbieter zu vergleichen. Meistens geht mit einem günstigeren Preis aber auch weniger Leistung einher. Somit sollte man sollte nicht an der falschen Stelle sparen.

Fokus bei dem Vergleich von DAM Systemen

Funktionsumfang des Systems

Integrationsfähigkeit des Systems

Support & Erfahrung des Anbieters

Preise & Tarife des DAM Anbieters

Überprüfung der Digital Asset Management Funktionen

Die zentralen Digital Asset Management Funktionen beziehen sich konkret auf die Speicherung aller digitalen Inhalte an einem Knotenpunkt.

Zur erfolgreichen Eingliederung einer passenden Softwarelösung ist eine detaillierte Prüfung der jeweiligen Leistungen verschiedener Anbieter wichtig. Mögliche Anforderungen, die es zu prüfen gilt, liegen in der Schnelligkeit, Kompatibilität und Anwendungen der Software.

Wichtig sind hier oftmals folgende folgende Kern Funktionen im System

• (Massen-)Upload von Dateien
• Digitale Assets massenhaft bearbeiten
• Digitale Assets direkt im System transformieren (Dateigröße, Ausschnitt, etc.)
• Einfache Nutzerverwaltung
• Encodierung und Streaming Funktionalitäten für Videos
• Integration in andere Systeme
• Digitale Assets einfach teilen können
• Medien Assets in der creative cloud nutzen können
• Rich Media Assets in der DAM Software verwalten

Kundenservice und Support prüfen

Achten Sie im Rahmen der Überprüfung wesentlicher DAM Software Funktionen stets auf die Leistungen des Kundenservice. Nur so erhalten Sie im Falle eines Anliegens schnelle und zuverlässige Unterstützung.

Relevante Kriterien liegen bei der Anbieterauswahl in der Reaktionsfähigkeit und dessen Qualität. Aufgrund der fortlaufenden Wartungen ist die Zusammenarbeit auch nach dem Einsatz der Softwarelösung langfristig ausgerichtet.

Bewertung der Benutzer Oberfläche

Die Implementierung der Softwarelösung geht einher mit einer Änderung in den Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Eine gute Benutzer Oberfläche ist daher besonders wichtig, um das System effektiv in den Alltag der Mitarbeiter einzubinden.

Beurteilen Sie primär, ob die Benutzer Oberflächen intuitiv gestaltet und in ihrer Bedienung unkompliziert sind. Bei komplexeren Anwendungen empfiehlt sich die Inanspruchnahme anfänglicher Coachings, um mit dem System vertraut zu werden.

Recherchieren Sie die Reputation von Anbietern

Die Auswahl eines DAM Anbieters stellt eine wichtige Kaufentscheidung dar. Prüfen Sie daher alle in Frage kommenden Anbieter.

Vergleichen Sie die Wettbewerber samt ihren Leistungen sorgfältig, indem Sie sich über deren Reputation und Expertise informieren. Eine weitere Empfehlung ist die Einbindung objektiver Rezensionen von bestehenden Kunden.

Vergleich von Preisen und Plänen

Das Kriterium des Preisvergleichs kann größtenteils nur nach der Erstellung eines individuellen Angebots erfolgen. Es ist abhängig von der Art des DAM-Systems sowie den gewählten Funktionen.

Formulieren Sie den eigenen Bedarf und vergleichen Sie die verschiedenen Anbieter durch unverbindliche Angebote hinsichtlich ihrer angegebenen Schwerpunkte und preislichen Ausrichtung.

Oftmals bieten die Anbieter auch besondere Enterprise Tarif mit wichtigen Funktionen für große Unternehmen an.

Achtung: Variable Kosten bei der Implementierung können sich oftmals als Kostenfalle herausstellen. Versuchen Sie, einen festen Preis für die Implementierung und Datenmigration zugesagt zu bekommen.

Implementierung und Einführung eines DAM-Systems

Der Digital Asset Management Prozess besteht aus vier Schritten und beschreibt die Implementierung der neuen Software. Basierend auf den Strukturen Ihres Unternehmens wird die Eingliederung der Softwarelösung geplant und vorbereitet.

Daraufhin werden die bestehenden Daten auf das neue System übertragen. Fortlaufend sind Schulungen zur Verwendung und Wartung notwendig, um eine nahtlose Verwendung des DAM-Systems sicherzustellen.

Planung und Vorbereitung

Während der Planung und Vorbereitung wird der Bedarf aller Anwender definiert und die Zuständigkeiten festgelegt. Es sollte klar ersichtlich sein, an welcher Stelle der Einsatz der Software notwendig ist.

Planen Sie diese grundlegenden Veränderungen gemeinsam mit Mitgliedern aller Unternehmensbereiche. Bereiten Sie die bestehenden Daten auf die kommende Umstrukturierung vor.

Benutzerschulung und -ausbildung

Die Einführung einer neuen DAM Software bedarf immer einer Umgewöhnung und geht einher mit neuen Funktionen und Vorgehensweisen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Zeit, das System zu verstehen und produktiv in den Arbeitsalltag einzubinden.

Das Veranstalten von Schulungen ist besonders effektiv, um die Handhabbarkeit und alle wichtigen Funktionen im Kollektiv zu erlernen.

Laufende Wartung und Updates

Nach einer erfolgreichen Implementierung eines DAM-Systems müssen fortlaufend Wartungen und Updates durchgeführt werden. Die Verantwortung dafür liegt abhängig vom Vertrag entweder bei dem Unternehmen selbst oder bei dem Anbieter.

Um langfristig von der unterstützenden Softwarelösung zu profitieren, stellen Sie eine sorgfältige Pflege des Systems sicher. Achten Sie dabei auf Kostenfallen für Wartung und Pflege in den Angeboten.

Best Practice: Migration der Daten und Implementierung einer DAM Lösung

Wir haben ihnen einen groben Leitfaden zusammengestellt, welcher die wichtigsten Schritte einer DAM Einführung abdeckt. Natürlich muss ein solcher Leitfaden immer an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmen angepasst werden.

1. Aufbau der Metadaten Strukut

Einer der entscheidenden Schritte für die Einführung einer DAM Lösung findet vor der direkten Implementierung statt.

Digital Asset Management Systeme basieren im Kern auf der Struktur der Metadaten Modelle. Daher ist es wichtig sich genau zu überlegen, wie die Metadaten in der neuen Content Bibliothek aufgebaut werden sollen.

Die Metadaten Struktur von einem DAM System zum einen für die Anlage neuer Assets wichtig. Werden zu viele Metadaten von dem User bei der Anlage neuer Assets im DAM System abgefragt ist die Arbeit sehr zeitaufwendig.

Somit besteht schnell die Gefahr, dass das DAM System nicht bei den Nutzern akzeptiert wird.

Allerdings ist eine saubere Metadaten Struktur auf für die Suche wichtig. Nutzer wollen Assets im System schell un einfach finden, um mit ihnen zu arbeiten. Finden die Nutzer die Dateien im DAM System nicht sind sie schnell frustriert.

Hier ist es wichtig zwischen strukturierten und unstrukturierten Metadaten zu unterscheiden und auch möglichst viele Metadaten über KI Workflows zu setzten. Moderne DAM Systeme bieten solche Funktionen von haus aus.

2. Transformation und Migration der Daten in das neue System

Basierend auf der neuen Struktur der Metadaten muss ein mapping erstellt werden, um die alten Metadaten zu migrieren.

Die Migration erfolgt meist automatisiert über einen Dienstleister. Abhängig von der Menge der Daten kann die reine Migration der Daten auch mehrere Tage oder Wochen dauen.

Außerdem ist es wichtig, die Migration vor der kompletten Migration zu testen. Dafür importiert man meist nur einen Teil der alten Daten in die neue DAM Lösung. Welche Anzahl digitaler Assets dafür ausgewählt wird liegt im Ermessen des Kunden.

Nach dem Test Import sollte man die Daten in den neuen DAM Lösungen validieren und auf Fehler überprüfen. Erst nach erfolgreicher Abnahme von dem Test Import sollte man den gesamten Import starten.

3. Definition der Rollen und Rechte Struktur

Es ist entscheidend genug Zeit in die Definition einer sauberen Rollen und Rechte Struktur zu stecken. Nehmen Sie bei dem Aufbau der Rollen und Rechte Struktur nach Verfügbarkeit auch Beratung in Anspruch.

Oftmals gibt es hier auch Unterschiede zwischen den verschiedenen DAM Lösungen. Bei manchen DAM Lösungen werden die Rollen und Rechte getrennt verwaltet.

Bei anderen gehen die Rollen und Rechte einander einher. Es ist wichtig hier auf die Erfahrung der Anbieter und Berater zurück zu greifen.

4. Integration in weitere Systeme

Eine moderne Digital Asset Management Lösung sollte von haus aus eine umfangreiche REST API bieten. So kann die IT Abteilung das System in die IT Landschaft ihres Unternehmens integrieren.

Starten Sie die Integration in ihre Systemlandschaft rechtzeitig, um beim Rollout nicht in Verzug zu kommen. Überprüfen Sie ob das System in MS Office, Photoshop, SharePoint oder ähnliche Softwares integriert werden soll.

Die Anbindungen der Digital Asset Management Lösungen variieren stark. Deshalb sollte man pro Integration in ein anderes System eine Gewichtung festlegen. So können Sie im Nachgang sicher stellen, dass die Verfügbarkeit digitaler Assets gewährleistet ist.

Eine Digital Asset Management Plattform sollte aber immer eine weitreichende moderne API Schnittstelle und Dokumentation mit sich bringen. Dies ist heutzutage für IT Teams entscheidend, um DAM Lösungen in die interne Infrastruktur zu integrieren.

Ebenso sollte das DAM Schnittstellen zu Social Media Plattformen wie YouTube und co mit sich bringen. Somit kann es auch vom Social Media Team genutzt werden und man kann alle Kanäle zentral bespielen.

Oftmals ist die Integration von eine On Premise Software schwieriger als von einer Software as a Service Lösung. Gerade bei der Integration von On Premise Lösungen in Social Media und andere externe Services entstehen Probleme bei den IT Abteilungen.

5. Aufbau einer internen Dokumentation

Bauen Sie eine interne Dokumentation für das System auf. Halten Sie in der Dokumentation fest, welche Prozesse es in dem System gibt. Erstellen Sie eine klare Übersicht über die Rollen und Rechte Struktur und halten Sie Ansprechpartner für Support Anfragen fest.

DAM Systeme bringen oftmals bieten oftmals auch selber ein Doku Portal an. Ein solches Doku Portal ist allerdings sehr allgemein gehalten. Deshalb ist es wichtig vor allem die internen Prozesse und Ansprechpartner in der eigenen Doku festzuhalten.

Auch der Begriff Asset kann in einer solchen Doku noch einmal intern definiert werden.

Da der Umfang einer DAM Software sehr umfangreich sein kann bietet es sich an auch Video Kurse zu erstellen. So können die Nutzer die Digital Asset Management Lösung einfacher kennen lernen.

Außerdem sind Videos für den Nutzer deutlich interaktiver als einfache PDF Dateien mit Informationen zum Media Management.

6. Schulung der Power User

Führen Sie gemeinsam mit dem DAM Software Anbieter oder Berater mehrere Schulungen ihrer Power User durch. Dies ist enorm wichtig, um das alltägliche Arbeiten mit dem System zu gewährleisten. Hierbei können auch interne Zertifizierung als Motivation der Mitarbeiter dienen.

Die Power User der DAM Plattform müssen deutlich mehr Wissen als die Endnutzer haben. Sie müssen vor allem wissen, wie das System verwaltet wird. Zur Verwaltung des DAM Tools zählt sowohl das einladen neuer Nutzer, als auch das verwalten der digital assets.

Neben den Admin Funktionen müssen sie auch bestens mit den digitalen Inhalten arbeiten können. Sie müssen genau wissen, wie man die Digital Assets hochlädt und in der DAM Platform verwaltet. Denn alle digitalen Dateien sollten zentral in der Software verwaltet werden.

Außerdem sollten sie den gesamten Lebenszyklus der digitalen Assets kennen. Sie müssen genau wissen, wann und wie assets archiviert werden. Durch klare Archivierungs Prozesse lässt sich die DAM Plattform deutlich effizienter und einfacher verwalten.

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Fazit

Die Relevanz und die Notwendigkeit eines DAM-Systems ist nicht zu unterschätzen. Eine DAM Software is es weitaus mehr als ein einfacher Ort zur Speicherung von Bildern, Videos und Texten.

Eine DAM Softwarelösung ermöglicht die Zusammenarbeit aller Abteilungen mit digitalen Inhalte und einen zentralen Zugriff darauf.

Wie man ein Digital Asset Management System auswählt und mit welchen Anforderungen ist von dem eigenen Unternehmen abhängig. Dieser Artikel dient daher als grober Leitfaden zur Unterstützung des Auswahl Prozesses.

Dieser Artikel wurde von unserem Digital Asset Management Experten Lennart Knisch erstellt.